使用Gmail輕鬆在外瀏覽公司信件

【文／水藍色透明鯨魚】

一般情況之下，許多人都是習慣透過Outlook或者是Thunder bird之類的郵件軟體收發個人郵件，而信件接收下來之後，便直接存放在個人所使用的電腦中。若臨時在外頭要查看已經收下來的某封郵件內容的時候，總不方便再掉頭回公司或家裡查看吧？

Gmail是 Google底下一個相當好用的產品，不僅容量夠大 (而且還會持續「成長」)，而且只要可以進行網路連線，到哪邊都可以輕易地透過手機、PDA或電腦收發信件。例如小編訂了高鐵車票，結果到了現場才發現忘 記抄下訂票編號，由於高鐵在線上訂票時候會將訂票編號寄到使用者所填入的電子郵件地址，透過手機連線，馬上就可以查到訂票編號。

在外面用「設定過的」Gmail，就算公司信件也照樣可以同步收下啦～

透過Gmail支援POP3收信的功能 (註)，可以達成利用Gmail收取公司或其他電子郵件信箱的目的，方便隨時在 外收取公司的電子郵件。而這樣的做法，其實也可以看作是利用Gmail龐大的網路空間，將電子郵件做一個額外的備分 (萬一電腦突然掛點，又剛好沒備份的時候，還是可以到Gmail上把信件撈回來)。

註︰部分免費信箱並不支援POP3收信功能，例如Yahoo!奇摩的免費信箱(經提醒後更改，目前Yahoo免費信箱已經可以支援POP3收信了，請參考「台灣Yahoo!奇摩信箱開放「免費POP收信」功能！ (重灌狂人)」)。

以下用「tester@test.com」這樣的電子郵件作為說明，假設郵件伺服器為「pop3.test.com」。

設定Gmail 收取另一組電子郵件內容

首先，登入個人Gmail帳號 (若還沒申請Gmail，請到這邊進行申請)。成功登入之後，點選右上角的「設定」，再選擇「帳戶」。接著在底下「從其他帳戶取得郵件」欄位裡點選「新增郵件帳戶」。

新增一個電子郵件信箱。

在跳出來的視窗中填入所要加入的電子郵件地址 (範例為「tester@test.com」)，並按下「下一歩」，接著依序填入使用者名稱 (範例為「tester」)以及密碼，再填入郵件接收伺服器名稱 (範例為「pop3.test.com」)，通訊埠則維持填寫"110"即可。

填入電子郵件信箱地址。

依序填入電子郵件信箱相關設定。

如果Gmail僅是在外讀取或者臨時收發使用的話，建議將「在伺服器上保留已擷取郵件的副本」選項勾選起來，如此一來信件便會保留在原本郵件伺服器之中，之後再透過電腦透過郵件軟體將信件收下。

而為了避免透過另一台電腦使用郵件軟體收信之後，Gmail端可能因為時間差因素而無法接收到信件的情況，建議也可以把收信用的郵件軟體設定將信件作保留，如此一來才不會造成Gmail端有部分信件可能因為兩邊同時收信，結果有部分信件無法正常被Gmail端接收。

為避免信件被同時開啟的郵件軟體收下，建議在郵件軟體中設定不將郵件從伺服器中刪除。

設定寄件使用郵件地址

設定好接收另一個電子郵件信箱內容之後，若是臨時碰上需要回覆信件的情況時，總不方便使用Gmail帳戶吧？透過設定也能讓Gmail回覆時顯示原本使用的電子郵件帳號名稱。

在「以這個地址寄送郵件」欄位中點選「新增電子郵件地址」進行新增電子郵件內容。

新增一個回覆時使用的電子郵件信箱。

在跳出視窗裡填入姓名 (郵件上會顯示的名稱)以及所要加入的電子郵件地址 (例如在公司使用的電子郵件)，接著點選「下一歩」之後會寄送一封驗證用信件。接著，再到要加入的電子郵件中收信並進行帳號驗證，完成之後便能成功加入所 輸入的電子郵件。最後，再將輸入的電子郵件設定成為回覆信件預設值即可。

填入信件回覆時的顯示名稱以及電子郵件地址。

寄出驗證信件。

到所設定的電子郵件中收信，並且點選信件中的驗證連結或者是將驗證碼填入欄位中作確認。

匯入聯絡人資料

既然已經將郵件接收內容設定好，那麼也可以將平常使用郵件軟體 (例如Outlook Express)上的通訊錄資料一併匯入Gmail裡。

首先，先將聯絡人資料透過郵件軟體匯出成*.csv檔備存，然後進入Gmail中，點選左側「通訊錄」，再點選右上角的「匯入」。選擇剛剛自郵件軟體匯出的*.csv檔，再按下「匯入」即可將通訊錄內容複製到Gmail中。

相關連結

Gmail網站

【原刊載於數位資訊】

Tags: 玩玩軟體

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